Communication en EHPAD : 5 outils numériques qui changent la donne au quotidien

Pourquoi la digitalisation de la communication en EHPAD ? De vrais besoins derrière les outils

• Favoriser la relation avec les familles qui, selon la Fédération Hospitalière de France, place la qualité de la communication au cœur des attentes (source : FHF, 2021).
• Assurer une transmission fluide entre professionnels, notamment dans un contexte de turnover, d’absentéisme voire d’urgence sanitaire (source : ANAP).
• Permettre la traçabilité et l’accès rapide à l’information pour garantir la qualité de l’accompagnement et la sécurité des résidents (source : HAS, outils de bonnes pratiques 2022).
• Mieux valoriser les projets, événements et initiatives portés par les équipes et les résidents eux-mêmes.

La crise du Covid-19 a été un révélateur brutal, mais aussi un accélérateur : en 2019, seuls 22% des EHPAD utilisaient des plateformes numériques dédiées à la communication avec les familles. Ce taux a bondi à 76% en 2021 (source : Capgemini / CNSA).

Outil n°1 : Les plateformes de lien famille-établissement

L’instauration d’une plateforme numérique famille - établissement fait la différence pour rassurer, expliquer et accueillir les proches dans la vie de l’EHPAD. Ces outils ne se limitent pas à l’envoi de photos : ils ouvrent un espace d’échanges sécurisé, personnalisable et simple d’accès, bien plus structurant qu’une page Facebook privée ou qu’une boucle WhatsApp éparpillée.

• Keepsafe, Familizz, Notiseoton (anciennement Familéo) proposent des journaux virtuels ou papier, la diffusion d’événements, l’envoi de vidéos et des messageries dédiées.
• Atouts : gain de temps pour l’équipe (messages collectifs, diffusion organisée selon les niveaux d’information), gestion facile des droits d’accès, valorisation des animations, sentiment de reconnaissance pour les équipes et d’appartenance pour les familles.
• Retours du terrain : certains établissements relatent une diminution du nombre d’appels entrants de familles inquiets après la mise en place d’une telle plateforme, ainsi qu’une meilleure participation aux réunions d’information.

Fonction	Exemple d’outil	Particularité
Journal de vie, photos, messagerie	Familizz	Personnalisation du contenu, version imprimée pour les résidents
Messagerie sécurisée familles-professionnels	Keepsafe	Intégration aux dossiers de soin
Information collective scénarisée	Notiseoton (Familéo)	Publication facile via PC ou application mobile

Outil n°2 : Les applications de coordination d’équipe

Le relais d’informations entre médecins coordonnateurs, soignants, animateurs et administratifs est souvent haché, voire source d’erreurs. Les outils collaboratifs de type Slack, Teams ou, plus spécifiques au médico-social, Hoppen ou MyHospiFriends, font émerger de nouvelles façons de partager : chats thématiques, plannings dynamiques, listes de tâches partagées, notes de transmission centralisées.

• Bénéfices directs : maîtrise instantanée de l’information, diminution des oublis lors des relèves, possibilité d’intégrer prestataires externes (psychologues, kinés, diététiciens), accessibilité sur PC et smartphone.
• À surveiller : accompagnement au changement essentiel, petits temps de formation ou référents numériques pour éviter la surcharge d’information.

Quelques cas d’usages partagés par le Réseau Francophone des Villes Amies des Aînés :

• Création d’un canal « présence médicalisée » : tout passage d’intervenant extérieur y est noté, accessibles à l’équipe entière.
• Planning des activités d’animation visible et modifiable en direct.

Outil n°3 : Les outils de newsletters et d’information Interne/Externe

Trop d’informations partent à la corbeille ou ne parviennent jamais à la bonne personne. Un outil de newsletter digitale (exemple : Mailchimp, Sendinblue désormais connu sous le nom de Brevo) permet de :

• Programmer un envoi régulier (hebdo ou mensuel) d’informations clés : menus, animations, rappels administratifs, portraits de l’équipe, articles santé.
• Cibler précisément les destinataires : familles, partenaires institutionnels, résidents autonomes, etc.
• Mesurer les taux d’ouverture pour ajuster le contenu.

Certains EHPAD utilisent ces newsletters en mode « portail » : lien vers le dossier administratif, recueil de suggestions en ligne, diffusion d’enquêtes de satisfaction (utiles dans le cadre de la démarche qualité et des évaluations HAS).

Outil	Spécificité EHPAD
Mailchimp	Modèles simples à personnaliser, suivi statistiques en temps réel
Brevo	Gestion facilitée des listes d’envoi, conformité avec la RGPD européenne

Outil n°4 : Les tablettes et écrans d’affichage dynamique

La tablette ne se résume pas à un outil d’animation ou de loisirs pour les résidents. Associée à un logiciel d’affichage dynamique (Pronote pour le médico-social, Domalys, Axess Affichage…), elle devient un canal privilégié pour communiquer rapidement :

• Menus du jour, planning des activités, consignes sanitaires : information actualisée en temps réel dans les lieux de vie ou les chambres, sans tirage papier.
• Valorisation des réalisations des résidents : diffusion de vidéos, galeries photos, messages festifs.
• Facilitation du recueil d’avis ou de suggestions : des bornes peuvent être installées pour consulter les familles ou les salariés.

Selon la Fédération Nationale des Associations de Directeurs d’EHPAD (FNADEPA), l’affichage dynamique est cité dans 36% des projets de « dématérialisation des communications internes », avec un effet positif ressenti sur la circulation de l’information et la réduction du sentiment d’isolement des résidents.

Outil n°5 : Les plateformes collaboratives pour projets et démarches participatives

S’engager dans un projet (élaboration du projet d’établissement, rédaction de la gazette interne, organisation d’une fête), mobiliser familles ou résidents autour de choix importants : le numérique décloisonne la co-construction. Des plateformes comme Tricount (gestion de budget participatif d’événements), Google Workspace (documents partagés), Klaxoon (consultations, boîtes à idées interactives), Padlet (murs collaboratifs), sont utilisées efficacement dans plusieurs établissements pilotes.

• Partage en temps réel de documents, photos, comptes-rendus et supports d’animation.
• Consultations flash via quiz, sondages ou posts-it virtuels pour impliquer résidents/familles/autres professionnels (ex : choix d’un thème pour une semaine à thème, retour d’expérience sur un nouveau protocole).
• Transparence et traçabilité dans le suivi des décisions, ce qui renforce la confiance et la dynamique collective.

À noter : dans l’enquête 2023 de l’Observatoire du Numérique en Santé (ANS/CNSA), 52% des EHPAD ayant déployé au moins un outil de travail collaboratif estiment avoir amélioré la « réactivité et la motivation collective » dans les projets transversaux.

Des outils pour plus d’humain : points d’attention et inspirations à cultiver

• L’accompagnement reste la clé : la meilleure solution numérique est celle qui s’adapte à la réalité de l’équipe et du public.
• Une démarche participative est souvent gage de réussite : inclure au maximum aidants, familles et salariés dans le choix et la prise en main des outils.
• Ne pas tout digitaliser : l’affichage en salle, le paperboard en atelier et le contact direct gardent toute leur importance.
• Respect de la confidentialité : veiller aux droits d’utilisation, à la protection des données (RGPD), à la formation des utilisateurs.

Face à l’essor du numérique, chaque EHPAD peut avancer à son rythme, par petits pas ou sauts plus ambitieux : l’important demeure d’outiller le lien à l’humain, pas de le remplacer. Recueillir les besoins, tester, ajuster : une culture d’expérimentation conviviale et bienveillante est souvent la meilleure garantie de succès.

Pour aller plus loin, nous vous conseillons :

• La plateforme ressources.esms-numerique.fr (ANAP/ANS) pour une mine de retours d’expérience et guides pratiques dédiés au secteur médico-social.
• Le guide « Numérique en EHPAD » de la CNSA (handicap.gouv.fr) pour faciliter vos démarches.